Návrat na detail prednášky / Stiahnuť prednášku / Vysoká škola ekonómie a manažmentu verejnej správy / verejna sprava / manažment projektov

ťahak (manazment_projektov-tahak.doc)

1./ ČO  JE  TO  PROJEKT?

-je to určité krátkodobo vynaložené úsilie sprevádzané aplikáciami znalostí a metód, časovo ohraničené s určeným cieľom a stanoveným rámcom čerpania zdrojov potrebných k realizácii.

-je to riadený proces so začiatkom a koncom, má presné pravidlá riadenia a regulácie, vyžaduje organizované využitie zodpovedajúcich zdrojov.

-je najdôležitejším prvkom projektového riadenia.

-záver snaženia nemusí byť korunovaný očakávaným výsledkom.

-projektom nie je len výsledok – projektová dokumentácia, ale aj úloha, ak je charakterizovaná: jedinečnosťou, rozsiahlosťou, rôznorodosťou.

-ak chceme úlohu nazvať projektom musíme vedieť:-kedy má byť zahájená a ukončená,-aké zdroje má na realizáciu,-čo má byť jej výsledkom, cieľom

Projekt je charakterizovaný:

špecifickým cieľom (má byť projektom zrealizovaný)

jedinečnosťou (neuskutočnil sa v minulosti a nebude sa opakovať v budúcnosti)

dočasnosťou (pevne stanovený začiatok a koniec)

obmedzenými zdrojmi (pevne stanovený rámec čerpania zdrojov potrebných k jeho realizácii)

2./ ROZDIELY v RIADENÍ PROJEKTOV oproti KONTINUÁLNEMU RIADENIU?

-pri riadení projektov dosiahnutím stanoveného cieľa projekt končí, zdroje sú naplánované a po jeho skončení sa pridelia do iných projektov

-pri kontinuálnom (operatívne, líniové) riadení sa stanovia nové ciele, zdroje sú doplňované a nie sú priebežne sledované.

-ďalej: -líniové riadenie (má zabezpečené zdroje, je predvídateľné, uniformované, hospodári s majetkom, má stabilný počet pracovníkov bez časového obmedzenia, úspešnosť meria podľa vybraných ukazovateľov)

-projektové riadenie (má obmedzené zdroje, riadenie v neistote, kontrolu čerpania nákladov, premenlivý počet pracovníkov časovo obmedzených, úspešnosť meria naplnením stanovených cieľov)

-ďalšie rozdiely: vzťah medzi riadiacou a riadenou osobou (v bežnom podniku má každý zamestnanec určeného nadriadeného, v projektovo riadenej organizácii sú jednotlivci zoskupení do prac.skupín na obmedzený čas a po túto dobu podliehajú riadeniu projektového manažéra).

3./RIADENIE RIZÍK PROJEKTU?– v čom spočíva:

-proces riadenia rizík projektu = sled aktivít, ktorými sa sleduje a zamedzuje vplyvom, ohrozujúcim projekty, al. vedúcim k neželaným výsledkom, trvá po celú dobu existen. projektu a skladá sa z 3 častí:1.definície stratégie riadenia rizík,2.identifikácia a analýza rizík

3.zvládnutie všetkých identifikovaných rizík vrátane príp. implementácie obranných stratégií

-proces riadenia rizík:

-mapuje identifikovateľ.neurčitosti projektu

-identifikuje príp. problémy, vplývajúce na cieľ, harmonogram a rozpočet projektu

-definuje stratégiu a opatrenia na zamedzenie nežiaducich javov a ich dopad

-kvalifikuje príp. škody a vytvára fondy na ich krytie

-aktivizuje systém monitorovania definovaných rizík

-prideľuje autoritu k monitorovaniu rizikov. stavov a aktivácii obranných opatrení.

-výsledkom systematických analýz rizík je súpis identifikujúci, kategorizujúci a dokumentujúci riziká

-riziko projektu = nežiaduci výsledok pôsobenia objektívneho procesu, kt. môže vzniknúť náhodne vo vnútri projektu za podmienky výskytu ťažko kontrolovateľných javov a neistoty, že tieto javy nastanú (pravdepodobnosťou)

-plán riadenia rizík je súčasťou plánu projektu.

4./ charakteristika - RIADENIE PROJEKTOV v MULTIPROJEKTOVOM PROSTREDI:

-projektový manažment je súčasťou spoločností, kt. realizujú projekty na základe kontraktov so svojimi zákazníkmi a majú projekty na rôznych stupňoch ich životného cyklu.

-je potrebné vytvorenie vhodného organizačného prostredia (zúčastnené osoby majú skryté a otvorené záujmy-ciele, treba ich neustále analyzovať)

-dôrazy riadenia projektov v multiprojektovom prostredí sa menia v priebehu život. cyklu projektu (inicializácia projektu, proces plánovania, oblasť koordinácie a riadenia, monitorovanie a kontrola projektu).

Inicializácia projektu = dôraz je kladený na: objektívny výber projektov, nastavenia priorít projektov, zváženie vzájomných vplyvov projektov, zváženie outsourcingu a subdodávok.

Plánovanie projektu = dôležité vzájomné vplyvy projektov, rozumné časové odhady kľúčových aktivít, vytvorenie zostavy prac.zdrojov s potrebnou kvalifikáciou, postup posúdenia predpokladaných rizikových vplyvov.

Koordinácia a riadenie projektu = dôraz na nároky na formalizáciu komunikačných kanálov, sledovanie interakcií a koordinácie sústavy projektov.

Monitorovanie a kontrola projektu = dôraz na sofistikované kontrolné postupy podľa vlastných metodík, štandardizované systémy podávajúce hlásenia o stavoch projektov.

Životný cyklus projektu - etapy:

-koncepčný návrh (formulácia základných zámerov, hodnotenie prínosov a dopadov, odhady nákladov a času, predbežná analýza rizík)

-definícia projektu (spresnenie výstupov prvej fázy, identifikácia zdrojov, prepočet nákladov, definícia rizík..)

-produkcia (riadenie prác a subdodávok, kontrola časového plánu, riadenie komunikácie, kontrola kvality, tvorba dokumentácie..)

-operačné obdobie (integrácia predmetu projektu do organizač.systémov užívateľa, hodnotenie dopadov)

-vyradenie projektu (prevedenie zdrojov na iné projekty, spracovanie poučení a získaných skúseností !často absentuje, treba realizovať ihneď po ukončení projektu!)

5./ CIELE  PROJEKTU – DEFINÍCIA:

-ciele = slovný popis účelu projektu (jeho štruktúra, podmienky, vlastnosti výsledku projektu).

-cieľ projektu = výsledok projektu (predmet, služba al. ich kombinácia), podstatný prvok riadenia, majú zásadný význam pre projekt(sú základom kontraktu, centrálnym bodom komunikácie medzi sponzorom, manažérom a projektovým tímom, definujú výstupy a predmet projektu, sú základom plánovania nákladov na realizáciu, poskytujú parametre pre kontrolu, deklarujú štádium úspešnosti projektu).

-ciele projektu majú dôležitú úlohu  v priebehu celého život.cyklu projektu, ale hlavne vo fáze: zahájenia, plánovania a uzatvorenia projektu.

-ciele sa však môžu meniť aj počas realizácie projektu na základe vzájomnej dohody.

-ciele môžu byť (SMART):-špecifikované a konkrétne,-merateľné, -prideliteľné, -dosiahnuteľné, -časovo ohraničené

-definícia cieľa projektu má obsahovať 4 hlavné charakteristiky:

1.popis výstupu, kt. má byť vytvorený, 2.očakávaný časový rámec zhodnotenia výstupu, 3.merítka, podľa kt. sa bude projekt považovať za splnený, 4.podmienky upresňujúce predstavy zadávateľa o spôsobe splnenia cieľa

-každý z cieľov projektu by mal byť logicky naviazaný na konkrétny predmet, službu alebo ich kombináciu.

6./  RIZIKO PROJEKTU – charakteristika:

-riziko projektu = nežiaduci výsledok pôsobenia objektívneho procesu, kt. môže vzniknúť náhodne vo vnútri projektu za podmienky výskytu ťažko kontrolovateľných javov a neistoty, že tieto javy nastanú (pravdepodobnosťou)

-je to miera neistoty súvisiaca s množstvom a kvalitou informácií (čím viac kvalitných informácií, tým menej neistoty)

Riziko projektu = neurčitý jav majúci pozitívny alebo negatívny efekt na ciele projektu.

Istota = dostatok informácií, potrebných k rozhodnutiu  o  výsledku projektu

Neistota = nedostatok informácií potrebných k rozhodnutiu, ťažko sa definuje výsledok.

-plán riadenia rizík je súčasťou plánu projektu.

podľa predvídateľnosti

Predvídateľné riziká sú v danej hospodárskej a technologickej oblasti obvyklé a ich rozsah môžeme na základe skúsenosti s predchádzajúcich projektov dobre odhadnúť.

Nepredvídateľné riziká. Ich pôsobenie síce môžeme očakávať, ale ich pravdepodobnosť a vplyv s dostatočnou presnosťou odhadnúť nevieme.

Neistota a chaotické vplyvy vychádzajú spravidla z oblastí mimo akejkoľvek kontroly a väčšinou nie je možné ich kvalifikovane odhadnúť.

podľa merateľnosti

Subjektívne riziká sa nedajú kvantifikovať pretože, sú výsledkom psychologických faktorov.  Ocenenie sa vykoná zo subjektívneho pohľadu, v závislosti od skúseností a postojov jednotlivcov alebo skupiny.

Objektívne riziká sú charakterizované ako možnosť vzniku udalosti s kvantifikovateľným výsledkom. Kvantifikácia sa týka tak miery pravdepodobnosti výskytu rizika, ako aj jeho dopadov.

podľa príčin

Systematické vyplývajú z pôsobenia externých faktorov ovplyvňujú preto všetky fyzické i právnické osoby.

Nesystematické vyplývajú z udalostí, ktoré sú špecifické len pre danú skupinu nositeľov rizika. Napríklad konkurencia na danom trhu, technologické inovácie, inovácie výrobkov a pod.

výsledku pôsobenia

Čisté riziko je také, ktoré môže priniesť výlučne stratu. Nevytvára možnosť dosiahnutia zisku (živelné, riziko krádeže, úrazu, úmrtie)

Špekulatívne riziko môže priniesť stratu, ale môže priniesť aj zisk(riziko podnikania).

podľa ovplyvniteľnosti

Ovplyvniteľné sú tie riziká, ktoré možno presne určiť a aktívne kontrolovať.

Neovplyvniteľné riziká je ťažké predvídať a nie je možné ich ani ovplyvniť.

Príklady rizík projektu:-externé nepredvídateľné riziká (štátna regulácia, prírodné katastrofy, zlyhanie subdodávok)

-externé predvídateľné riziká (tržné, daňové úpravy, inflácia),-interné riziká netechnické (manažérske problémy, ťažkosti s cash-flow)

Analýza vplyvu rizík na projekt:-kvalitatívna-kvantitatívna

-podmienky existencie rizík sú:

-výskyt ťažko kontrolovateľných javov spôsobujúcich stratu, škodu alebo aj zisk

-pravdepodobnosť ich vzniku a s tým súvisiaca neistota.

-podmienky existencie rizika sú definované:-rizikovou udalosťou (iniciátor procesu),-pravdepodobnosťou vzniku(miera neistoty)

-hodnotou v ohrození (definovanie veľkosti prípadnej škody).

7./ STRATÉGIA VÝBERU VHODNÝCH PROJEKTOV:

-je to otázka priorít organizácie, s ohľadom na dlhodobé ciele a zdroje, nikdy sa nedajú realizovať všetky projekty.

-priority sa časom menia, preto sa mení aj stratégia výberu realizovaných projektov.

-kritériá výberu projektov:

-povaha požiadavky (existencia reálneho alebo fiktívneho dopytu, existencia finančných prostriedkov)

-náročnosť prípravy návrhu (neexistencia záruky, že príprava vyústi do realizácie)

-hodnota projektu (dôležité spoločenské, ekologické, energetické dopady, zistenie finančných zdrojov na krytie projektu)

-kapacity organizácie (či vie a kedy reálne splniť plán realizácie projektu)

-predpoklady organizácie k víťazstvu v súťaži (dostatočné množstvo informácií o zákazníkoch, konkurencii, zdrojoch na spracovanie návrhu

8./  RIADENIE  PROJEKTOV  V  MSP:

-riadenie projektov v MSP nie je jednoduché (majú menší počet ľudí, obmedzené zdroje, väčšie riziká).

-pre úspech je potrebné okrem dôvery zákazníka zaistiť všetky riziká, zmluvné vzťahy a cash-flow projektu.

-od veľkých organizácií sa líšia:-dĺžkou projektov (3 mes-1 rok),-finančnými objemami ,        -projektovými tímami (menej ľudí)

-podrobným rozpisom prác, -spracovaním plánovacích a kontrolných úkonov, -manažér projektu býva zvyčajne aj manažérom spoločnosti.

-problémy typické pre MSP sú:-konflikty záujmov a priorít manažérov, ktorí sú aj manažérmi projektov aj firmy, -výskyt konfliktov multiprojektových prostredí (manažér projektu nebýva úplne vyťažený jedným projektom),-nedostatok špecialistov(na všetky profesie

-nevyužitý špecialista (činnosti v projektoch sú vysoko špecializované), -ak na dokončený projekt nenadväzuje ďalší, tak má firma hospod. Problémy, -väčšia citlivosť na riziká,-nižšie kapitálové istenie,-chýba projektová kancelária (všetko je na manažérovi), -málo čitateľné vzťahy medzi manažérmi.

-výhody MSP sú:-komunikačné kanály (kratšie a rýchle rozhodovanie), -členovia tímu a manažér sa poznajú lepšie ako vo veľkých firmách, -flexibilné využívanie finančných stimulov (motivácia zamestnancov), -presnejšie odhady pri plánovaní projektu, ako u veľkých organizácií.