Návrat na detail prednášky / Stiahnuť prednášku / Ekonomická univerzita / Podnikovohospodárska Fakulta / Infotmatika

Prednáška 9 (inf9.doc)

Tabuľkové spracovanie

Software na tabuľkové spracovanie údajov sa radí medzi najrozšírenejšie aplikačné programové vybavenie osobných počítačov. Už z uvedeného vyplýva, že programy na tabuľkové spracovanie údajov pracujú s údajmi zapísanými vo forme tabuľky. Tento spôsob spracovania sa v súčasnosti využíva najčastejšie v týchto oblastiach:

1. v administratíve
2. v oblasti riadenia a správy (pri vytváraní rozpočtov ...)
3. na spracovávanie objednávok, faktúr
4. pri prepočte nákladov a výnosov
5. pri finančných výpočtoch
6. pri vypracovávaní prehľadov, štatistík
7. pri vykonávaní analýz a prognóz atď.

Vzhľadom k tomu, že pri práci s údajmi zapísanými formou tabuľky dochádza k rôznym výpočtom sa programy na tabuľkové spracovanie nazývajú tabuľkové procesory. Prvý TP vznikol v roku 1978 pod názvom VisiCalc. Pri zavedení osobných počítačov od firmy IBM v roku 1981 sa začali vo veľkom množstve objavovať nové tabuľkové procesory. Vývoj tabuľkových procesorov úzko súvisel s vývojom hardwaru, hlavne s kapacitou operačnej pamäti. Postupným zvyšovaním kapacity a výkonu operačnej pamäti sa zvyšovala aj úroveň tabuľkových procesorov až na dnešnú úroveň. Dnešné tabuľkové procesory našli uplatnenie či už v domácnosti, automatizovaných kanceláriách ako aj vo vedeckých pracoviskách, kde sa spracovávajú osobné, finančné, štatistické alebo prognostické údaje.

Tabuľkové procesory

Základným prvkom tabuľkových procesorov je dvojrozmerná tabuľka, umiestnená v časti operačnej pamäti osobného počítača – worksheet. Rozmery uvedenej tabuľky môžu nadobúdať rozličné hodnoty, závisí to od typu tabuľkového procesoru a od dostupnej kapacity operačnej pamäti. Tabuľka sa skladá zo stĺpcov a riadkov, ktoré majú záhlavie. Záhlavie riadkov je popísané číslicami a záhlavie stĺpcov je označené písmenami A, B, C, ... Z, a ďalej kombináciou písmen AA, AB, ..., IV. 256 stĺpcov a 65 536 riadkov.  Pri relatívnom adresovaní je popis stĺpcov číselný. Tabuľka s údajmi je zobrazená na monitore ako okno. Okno je len časťou tabuľky, môžeme meniť zobrazenie tabuľky ľubovoľnou zmenou polohy okna v tabuľke. Okno je definované ľavým horným rohom a počtom riadkov, ktoré sa majú zobraziť. Maximálne rozmery okna sú obmedzené počtom zobraziteľných riadkov a znakov na monitore.

Súradnica stĺpca

Súradnica riadku

Bunka (cell) je základným prvkom pracovnej tabuľky. Môže nadobúdať číselnú hodnotu alebo reťazec znakov samozrejme že môže byť aj prázdna (empty). Je určená adresou, ktorá znázorňuje pozíciu v stĺpci a pozíciu v riadku. Adresa môže mať zobrazenie napr.:

A1

R1C1

Súradnica stĺpca

Súradnica riadku

Ale aj:

Do bunky môžeme umiestniť aj funkciu a vzorec, čo nám umožní definovať ľubovoľné vzťahy medzi ľubovoľnými bunkami. Napr.: ak zadám do bunky B1 vzorec =A1+A2 zabezpečím tým to, že v bunke B1 bude vždy zobrazený súčet hodnôt buniek A1 a A2.

S bunkami je možné uskutočňovať rôzne operácie, napr. kopírovanie, presun, mazanie a pod. Na jednom pracovnom liste sa môže nachádzať aj viac logických tabuliek, ktoré môžu byť spolu prepojené.

Tabuľkový procesor nám umožňuje našu prácu a výsledky:

1. archivovať-uložiť na pamäťové médiá a opätovne ich z nich čítať a upravovať
2. tlačiť – všetko, čo vytvoríme na obrazovke môžeme potom vytlačiť na pripojenej tlačiarni (režim WISIWIG), v takmer dokonalej grafickej úprave

Najpoužívanejšie vlastnosti,  ktoré z tabuľkového procesora robia veľmi silný prostriedok sú nasledovné:

1. automatické  formátovanie buniek, podľa toho akú hodnotu do bunky vložíme. Po vložení dátumu je napríklad bunka trvalo definovaná formátom dátum až do chvíle, kedy tento formát nezrušíme
2. je možné priradiť premennej ľubovoľný vlastný názov
3. jedna bunka môže obsahovať súčasne niekoľko informácii: hodnotu, vzorec, formát, poznámku
4. časti obrazovky je možné podľa potreby skryť, zakázať do nich zápis  alebo takéto činnosti povoliť po napísaní hesla
5. rozdiel medzi relatívnymi a absolútnymi adresami
6. možnosti kopírovania obsahu buniek do riadkov alebo stĺpcov tabuľky
7. možnosti vytvárať rôzne číselné alebo dátumové rady  ale aj vkladanie vlastných textových postupností
8. kopírovanie vzorcov   obsahujúcich relatívne aj absolútne adresy
9. možnosti cyklických odkazov
10. používanie maticových operácii
11. tvorba grafov z rôznych typov. Typ grafu je možné vybrať z veľkého množstva preddefinovaných typov, ktoré možno dodatočne upravovať a dopĺňať. Dáta v grafe sú priamo prepojené s tabuľkou, takže akákoľvek zmena  hodnôt v tabuľke má za následok zmenu grafu a opačne
12. možnosti vytvárať tzv. makrá. Sú to programy priamo prepojiteľné s objektmi tabuľkového procesora  v  jazyku konkrétneho tabuľkového procesora. Je to jazyk na úrovni Pascalu alebo Basicu.
13. možnosť spracovať dáta zapísané v súboroch rôznych typov napríklad s koncovkami   *.txt, *.dbf  atď., uvedená práca je jednoduchšia z dôvodu menšieho počtu funkcií ako v SRBD.
14. vytvorenie procedúr a funkcii v iných jazykoch, napr. Pascal, C a vhodným preložením ( s koncovkou *.dll ) je možné takéto moduly používať v tabuľkovom procesore
15. písanie textu a umožnenie gramatickej kontroly
16. integrácia textu, tabuliek a grafov do jedného výstupu

Výhody použitia TP:

1. TP sú cenovo prístupnejšie ako SRBD
2. užívateľské prostredie majú priateľskejšie ako SRBD
3. obsahujú flexibilné nástroje na analýzu dát
4. výhoda použitia už niečoho známeho – odpadá nový software – cena, učenie
5. je možné vytvorenie užívateľských aplikácií – u SRBD nie je možné
6. v SRBD sú možnosti vymedzené ponukovým režimom

Všetky tabuľkové procesory obsahujú množstvo funkcií, medzi štandardné funkcie patria rôzne finančné a štatistické funkcie, matematické, logické, vyhľadávacie, dátumové a časové, databázové, informačné, textové a pod. Ďalej obsahujú nástroje na podporu analytických metód napr. metódy WHAT – IF alebo GOAL – SEEKING.

1. WHAT – IF – metóda ktorá určuje čo sa stane, ak ... . Táto metóda je založená na zmene vstupných hodnôt údajov v tabuľke a sledujeme aký dopad to bude mať na výslednú hodnotu.
2. GOAL – SEEKING -  má opačný analytický postup ako metóda WHAT – IF. Táto metóda je založená na stanovení výslednej hodnoty a mi skúmame akým spôsobom usporiadania tabuľkových hodnôt môžeme tento stav dosiahnuť. Táto metóda je oveľa zložitejšia a vyžaduje si použitie komplikovaných optimalizačných algoritmov. Uvedené algoritmy zahrnuté v tabuľkovom procesore úmerne a citeľne zvyšujú aj cenu tabuľkového procesora.

Vzhľadom k tomu, že od možnosti prepojenia tabuľkového procesoru s inými aplikáciami závisí jeho predajnosť, mal by tabuľkový procesor podporovať prepojenie medzi inými všeobecnými aplikáciami:

1. s textovým procesorom
2. s DTP pracoviskom
3. s databázovými systémami
4. so systémami na podporu grafiky
5. s komunikačným programovým vybavením
6. s inými tabuľkovými procesormi

Aký software na tabuľkové spracovanie vybrať v súčasnosti? Neexistuje jednoznačná odpoveď. Pred niekoľkými rokmi bol celosvetový štandard Lotus 1-2-3 od firmy LOTUS, ešte stále si udržiava pevné miesto na trhu. Z ďalších by sme mohli spomenúť Quattro Pro od firmy COREL no a aj u nás používaný Excel od firmy Microsoft.

MS EXCEL

Grafické užívateľské rozhranie

        Tak ako všetky produkty firmy Microsoft počnúc WINDOWS 95 majú zavedené rovnaké grafické užívateľské rozhranie. Jeho používanie má svoje stanovené pravidlá, ktoré užívateľ začne používať intuitívne.

Základný popis EXCEL - u

Všetky jeho verzie sú kompatibilné smerom k vyšším verziám a pre programovanie makier používajú objektový Visual Basic pre aplikácie. Jeho ďalšími výhodami pre spracovávanie úloh numerickej matematiky sú:

1. vysoká presnosť spracovávaných výpočtov ( rozsah čísel je +-1.798.10+308)
2. zobrazovanie čísel s rozsahom 15 platných cifier
3. externé odkazy na bunky
4. práca s nesúvislými oblasťami
5. organizovanie tabuľkových súborov na zošity s listami
6. veľké množstvo zabudovaných matematických, štatistických, zaokrúhľovacých  a maticových funkcii ale aj vybraných funkcii použiteľných v inžinierskej praxi. Má zabudované aj funkcie pre komplexnú aritmetiku a Fourierovu transformáciu.
7. použitie riešiteľa ( Solver ) na riešenie problémov pomocou iteračných metód
8. možnosť sprístupniť podprogramy, uložené v externých dynamicky linkovaných knižniciach. (Dynamic Link Libraries - DLL)
9. odovzdávanie hodnoty  z  a  do iných programov použitím dynamickej výmeny dát (Dynamic data Exchange -DDE )
10. vkladanie a pripájanie objektov ( Object linking and Embedding - OLE)
11. tvorba HTML dokumentov vo verzii Office 97 .

Stručná charakteristika jazyka Visual Basic:

Visual Basic je jadrom programovacieho jazyka VBA 5, určeného pre jednotlivé aplikácie Microsoft Office. Je to moderný, objektovo orientovaný jazyk, využívajúci takmer všetky vlastnosti štruktúrovaných programovacích jazykov. Iba veľmi málo pripomína jazyk BASIC, ktorý sa používal na prvých personálnych počítačoch. Pretože ho vyvinula firma Microsoft, je kompatibilný so všetkými jej produktmi. Je potrebné rozlišovať medzi jazykom Visual Basic ( posledná je verzia 5 ) a jazykom VBA, ktorý je určený vždy pre jeden z produktov Office. Ten je potom rozšírený tak, aby umožnil prístup ku všetkým špeciálnym vlastnostiam daného produktu. Napríklad knižnica VBA (VBA332.DLL ) obsahuje 11 rôznych kategórii procedúr zo 182 funkciami, vlastnosťami a metódami a 254 vnútornými konštantami. Knižnica objektov Excelu ( EXCEL8.DLL ) je viac ako 16 krát väčšia, pretože obsahuje objekty, vlastnosti a metódy s prístupom ku všetkým funkciám Excelu. Podobne aj knižnica Accessu (MSACC8.OLB ) je niekoľkokrát väčšia ako základná knižnica VBA.

        Spoločný programovací jazyk umožňuje vzájomné prepájanie jednotlivých aplikácii tým, že uľahčuje riadenie serverov automatizácie ( OLE ) pomocou programového kódu vlastnej aplikácie. Vytvorenie konkrétnej užívateľskej aplikácie zložením dielčích častí potom netvorí neprekonateľný problém.

Vývoj VBA pre EXCEL

        Visual Basic pre aplikácie bol po prvý krát použitý pre EXCEL a to vo verzii EXCEL 5. Predchádzajúce verzie používali pre písanie spustiteľných aplikácii svoj špeciálny makrojazyk. Verzia EXCEL 5 má možnosť voľby jazyka na písania makier a vyššie verzie ich ešte podporujú, ale umožňujú zápis makra len v jazyku VBA. Mení sa aj forma makier. Verzia EXCEL 5 a EXCEL 7 pre zápis makra vytvoria zvláštny list makier. Verzia EXCEL 97 zmenila celú základnú filozofiu a používa Editor Visual Basic. Je to program dostupný ako v Microsoft Excel, tak aj Microsoft Word a Microsoft PowerPoint a umožňuje písať a editovať zdrojové texty programov vo VBA. Štandartne obsahuje tri okná

1. Microsoft Visual Basic na zápis kódu programu.
2. Prehliadač objektov, ktorý je ďalej delený na zložky pre špecifické objekty produktov Office, pre dialógové rámčeky a formuláre (UserForms) a tretiu pre vlastné procedúry súvisiace so zošitom EXCELU, dokumentom Word alebo PowerPoint.
3. Vlastnosti, kde sú uvedené charakteristiky každého objektu v projekte. V tomto okne je možné potrebné vlastnosti zmeniť.

Vývoj prostriedkov na písanie aplikačných programov sa neustále vylepšuje a je už porovnateľný s inými programovacími jazykmi. Platí ale aj tu známe pravidlo, že súbory, napísané vo verzii EXCEL97 nie sú spustiteľné bez úprav vo verziách nižších ani keď sú importované v ich kóde.

Makrá: automatizácia často vykonávaných úloh

Ak v programe Microsoft Excel opakovane vykonávate nejakú úlohu, môžete ju zautomatizovať pomocou makra. Makro je postupnosť príkazov a funkcií uložených v module Visual Basic. Dá sa spustiť vždy, keď potrebné vykonať danú úlohu. Makro sa zaznamenáva podobne, ako sa nahráva hudba na magnetofón. Spustením makra zautomatizujete dané príkazy.

Pred zaznamenávaním alebo napísaním makra si premyslite kroky a príkazy, ktoré má makro vykonávať. Keď pri zázname makra urobíte chybu, zaznamenajú sa aj opravy vykonané pri jej odstránení . Pri každom zázname sa makro uloží do nového modulu priloženého k zošitu.

V editore jazyka Visual Basic môžete makrá upravovať, kopírovať ich z jedného modulu do druhého, kopírovať ich medzi rôznymi zošitmi, premenovať moduly s uloženými makrami či premenovať makrá.

Práca s databázovými súbormi

Súčasťou programu Microsoft Office sú ovládače, ktoré môžete použiť na načítanie údajov z nasledujúcich zdrojov:

1. Microsoft Access
2. dBASE a Microsoft FoxPro
3. Microsoft Excel
4. Paradox
5. SQL Server
6. Textová databáza

Tip:

Údaje zo zdroja údajov programu Microsoft Exchange alebo Lotus 1-2-3 môžete načítať pomocou objektov pre prístup k údajom (DAO) programu Visual Basic.

Vytváranie grafických objektov.

Excel umožňuje vkladať do svojich listov rôzne vytvorené alebo importované grafické objekty.

Môžete skopírovať skupinu buniek listu alebo graf a túto skupinu alebo graf vložiť ako obrázok do iného zošitu alebo aplikácie. Vyberte bunky alebo graf, podržte klávesu SHIFT a vyberte príkaz Kopírovať obrázok (v ponuke Úpravy). Vyberte list alebo iný dokument, do ktorého potrebujete obrázok vložiť, a potom v danej aplikácii použite príslušný príkaz pre vkladanie.