Návrat na detail prednášky / Stiahnuť prednášku / Prešovská univerzita / Fakulta manažmentu / Manažment ľudských zdrojov I.

PERSONÁLNY INFORMAčNÝ SYSTÉM (pm1_personalny_informacny_system.doc)

PERSONÁLNY  INFORMAČNÝ  SYSTÉM    

Zdroje informácií o pracovníkoch, evidencia pracovníkov a jej využitie

(Prednáška, Mgr. Gabriela Kravčáková, PhD.)

Každý rozhodovací proces sa uskutočňuje prostredníctvom informácií. Preto je dôležité informácie mať.

Rozhodovanie v oblasti MĽZ je podmienené využívaním vhodných personálnych informácií. Ide o informácie, ktoré  majú byť:   pravdivé,  presné,  aktuálne,  relevantné   a dostatočne detailné.

Je dôležité, aby bol v podniku vytvorený personálny informačný systém (ďalej len „PIS“) a aby bol neustále rozvíjaný.

Definícia (podľa Koubeka)

PIS predstavuje usporiadaný počítačový systém zisťovania, uchovávania, spracovávania a poskytovania informácií o všetkom, čo sa týka personálnej práce v organizácii. Neoddeliteľnou súčasťou PIS je súbor metód a postupov používaných pri práci s informáciami, vrátane pravidiel týkajúcich sa prístupu k týmto informáciám.

Základná funkcia PIS je v zabezpečení informácií potrebných pre efektívnu realizáciu personálnych funkcií v potrebnom obsahu, rozsahu, kvalite a v čase.

Význam PIS ale nespočíva v informáciách ako takých, ALE v ich využívaní pre efektívny MĽZ.

Z toho vyplýva niekoľko otázok, ktorých zodpovedanie je obsahom prednášky:

1. Aké informácie sú pre efektívny MĽZ potrebné – aký má byť ich obsah?
2. Pomocou akých nástrojov sú info získavané, resp. zdroje informácií?
3. Ktorí pracovníci info získavajú?
4. Na akých miestach sú info zhromažďované, evidované a ako prebieha distribúcia?
5. Akými prostriedkami je zabezpečovaný uchovávanie a prenos informácií?
6. Aký je prínos informácií?

V období personálnej administratívy sa informácie spracovávali ručne. Od začiatku 80-tych rokov išlo už o počítačové spracovanie, no na samostatných pracoviskách. Oddelené PC sa používajú dodnes. O niekoľko rokov neskôr vďaka dynamickému rozvoju informačných technológií sú PC v podniku sieťovo prepojené. Tzn. personálny informačný systém prepojený s internými a externými informačnými systémami.

Pri sieťovom prepojení môže ísť o jednosmernú alebo obojsmernú komunikáciu.

1. Jednosmernú komunikáciu zabezpečuje centrálne riadený PIS. Informácie sú uchovávané v ústrednej banke dát. K nižším úrovniam, tzn. na jednotlivé výkonové útvary sa info dostávajú len kanálmi príkazov, odkiaľ prichádzajú späť do centrály. Medzi útvarmi na rovnakej úrovni nie sú vytvorené formálne kanály komunikácie.
2. Dvojsmerná komunikácia v PIS stavia na vzájomnej spolupráci všetkých účastníkov napojených na počítačovú sieť. Tzn. že informácie nie sú nedotknuteľne držané na centrálnom mieste, ale sú distribuované cez rôzne PC v sieti podľa aktuálnej potreby oprávneného účastníka. Užívateľ teda môže komunikovať s kýmkoľvek v organizácii, ale môže byť napojený aj na externé informačné systémy – napr. ide o úrady práce, úrady sociálneho a zdravotného poistenia, štatistický úrad.

PIS má poskytovať dostatočne širokú škálu informácií, ktoré sú využívané nielen na spracovanie evidencie (o počte pracovníkov, o PN, o nadčasovej práci, o vyčerpanej dovolenke, o absencii, ďalej evidenciu cudzích štátnych príslušníkov, žien na MD), štatistík a výkazov, ale na základe nich je možné realizovať potrebné analýzy pracovnej sily, pracovných pozícií, efektívnosti práce atď.

PIS má poskytovať jednak individuálne dáta a tiež hromadné dáta, napr. pre štatistické spracovanie.

PIS poskytuje informácie pre riadiace úrovne jednak aktuálne – tzn. priebežne dopĺňané, ale aj info historické. Zber, uchovávanie, spracovávanie, analyzovanie a distribúciu personálnych info realizujú zvyčajne personálni špecialisti.  

Je vhodné, ak PIS obsahuje tieto subsystémy:

1. informácie o pracovníkoch,
2. informácie o pracovných miestach,
3. informácie o personálnych činnostiach,
4. informácie o vonkajších podmienkach (prostredí).

Spomenuté jednotlivé subsystémy môžu obsahovať nasledujúce typy údajov:

1. info o pracovníkoch – a typy údajov:

1. osobné identifikačné údaje,
2. údaje o vykonávanej pracovnej funkcii a povahe pracovného pomeru, + o pracovnej dobe  a pracovnom režime,
3. vzdelanie a kvalifikáciu,
4. údaje o doterajšej kariére,
5. o realizovaných vzdelávacích aktivitách v organizácii + individuálne,
6. o osobitných schopnostiach, resp. limitoch,
7. údaje týkajúce sa odmeňovania, daní a odvodov (tzn. na účely sociálneho zabezpečenia),
8. priestorové charakteristiky a charakteristiky dochádzky do zamestnania,
9. údaje o disciplinárnom pokračovaní, atď.

O pracovníkovi sa vedú nielen údaje na osobnej karte, ktorá môže mať podobu písomnú a elektronickú, ale  uchovávajú sa  aj materiály a dokumenty jednak v písomnej podobe v jeho osobnom spise a výber z dokumentov možno zaznamenávať i v PIS. Osobný spis pracovníka obsahuje:

1. osobnú evidenciu:   žiadosť o zamestnanie,  životopis,  osobný dotazník, identifikačnú kartu, doklady o vzdelaní a praxi, referencie a pracovné posudky,

2. pracovno-právnu evidenciu: pracovnú zmluvu, pracovnú náplň, mzdový dekrét a mzdový list, zápočtový list (ak už pracoval), dohodu o hmotnej zodpovednosti,  záznamy o hodnotení, plány kariéry (rozvoja), sleduje sa každá mobilita (preradenie na inú pozíciu), uchovávajú sa záznamy o podaných zlepšovacích návrhoch a postupoch, záznamy o pochvalách, výsledky zdravotných prehliadok (ak ich držanie je zdôvodnené) a pod.

Vedenie dokumentov je povinnosťou každého zamestnávateľa.

Zvláštny typ info tvoria tzv. mäkké dáta. Ide o informácie o:  pracovných postojoch, hodnotách, o spokojnosti a pod. Sú dôležité pre rozhodovanie manažérov, lebo do značnej miery umožňujú predvídať budúce správanie a konanie pracovníkov.

Problém práce s týmito info spočíva hlavne v ich získavaní, v ťažkej interpretácii,  v rýchlom zastarávaní.          Bez týchto info sa ale organizácia ťažko zaobíjde.

2. info o pracovných miestach a typy údajov:

1. kategória pracovného miesta,
2. organizačné zaradenie pracovného miesta a postavenie v hierarchii pracovných funkcií,
3. miesto vykonávanej práce,
4. charakteristiky pracovného miesta: či je obsadené, či ide o trvalé, resp. sezónne,  rizikovosť, či sú vyžadované časté pracovné cesty, či sa vyžaduje komunikácia v cudzom jazyku, či je miesto vhodné pre ženy, alebo pre osoby so zmenenou pracovnou schopnosťou (pre mladistvých), či ide o zmenovú prácu atď.
5. požiadavky na držiteľa pracovného miesta,
6. dátum aktualizácie informácií.

Dokumentom je: popis práce a požiadavky na držiteľa pracovného miesta.

3. info o personálnych činnostiach a typy údajov:

1. oblasť analýzy práce – používané metódy tvorby a analýzy pracovných miest,
2. oblasť plánovania – používané metódy pri plánovaní počtu pracovníkov, pri plánovaní zdrojov na pokrytie počtu,
3. oblasť získavania a výberu – použité metódy (aj info o efektivite), dotazníky, obsah a proces adaptácie pracovníkov + vyhľadávanie uchádzačov a automatizované činnosti spojené s výberom,
4. oblasť hodnotenia pracovníkov – metódy, dotazníky, efektívnosť, + sledovanie výkonnosti a automatizované činnosti spojené s hodnotením,
5. oblasť vzdelávania – metódy vzdelávania a ich účinnosť, plány pracovnej kariéry, plány nástupníctva
6. oblasť odmeňovania a mzdovej agendy – systém odmeňovania, dáta potrebné pre spracovanie miezd a sociálnych dávok a pre analýzu mzdových nákladov, metódy hodnotenia práce, evidencia neprítomnosti v práci, evidencia pracovnej doby, nadčasy, pracovná pohotovosť, nočná práca, dovolenky,
7. oblasť starostlivosti o pracovníkov – starostlivosť v členení na povinnú a nepovinnú, možnosti, poskytovanie zamestnaneckých výhod (kafeteria systém), + automatizované činnosti spojené s identifikáciou nárokov na sociálne výhody a evidenciu ich čerpania, informácie o čerpaní sociálneho fondu,
8. pracovné normy – pracovný poriadok, disciplinárny poriadok, kolektívnu zmluvu + vzory dokumentov, ktoré sa používajú v personálnej práci.

4. info o externých podmienkach a typy údajov:

1. údaje o trhu práce, tzv. štrukturálne charakteristiky – hlavne o spádovom území, a to: napr. stav a vývoj obyvateľstva, školské a zdravotnícke štatistiky, mzdové šetrenia, sledovanie konkurenčných ponúk (iné pracovné príležitosti), sociologické šetrenia,
2. pracovno-právna legislatíva – napr. zákonník práce atď.

Jednoznačný, vyčerpávajúci a všeobecne platný súbor info nie je možné uviesť, lebo:

4. nároky na obsah info sú odlišné v rôznych podnikoch v závislosti od predmetu činnosti, od veľkosti firmy atď.,
5. štruktúru a rozsah info určujú jednak povinnosti podniku voči inštitúciám, napr. poisťovne, štatistický úrad. Okrem toho badať snahy o obmedzovanie rozsahu info, ktoré má podnik právo získavať, uchovávať a využívať.

Preto v štruktúre informácií o pracovníkoch dochádza k častým zmenám.

PIS umožňuje užívateľovi – čo sú vlastne jeho výhody – hlavne (Kleibl, Koubek):

1. zautomatizovať personálnu administratívu a znížiť náklady na výkon rutinných činností,
2. rýchlo zabezpečiť personálne služby pre líniových manažérov, čím PIS v podstate prispieva k posilneniu ich právomocí v oblasti MĽZ,
3. rýchlo získať info pre vyhotovenie analýz v oblasti práce, vrátane vypracovania podkladov pre strategické rozhodovanie o ĽZ,
4. uľahčuje aktualizáciu údajov + uchovávanie a vyhľadávanie historických údajov, ktoré sú potrebné pre analýzu vývojových trendov.

Efektívne fungovanie PIS predpokladá aj stanovenie spôsobu a formy ochrany personálnych informácií pred možnosťou ich zneužitia. Tzn. musí byť vytvorený systém ochrany informácií (zákon o ochrane osobných údajov).

Ochranný systém predpokladá:  

6. že osobné údaje spracováva ich správca, t.j. zamestnávateľ, ktorý na to môže poveriť iný subjekt – tzv. spracovateľa (napr. dodávateľ, ktorý spracováva mzdy). Tieto osoby (interné alebo externé) majú povinnosť mlčanlivosti, a to aj po skončení zamestnania,
7. že sú zhromažďované a spracovávané len potrebné údaje v zodpovedajúcom rozsahu,
8. zvláštny režim má byť zavedený pre tzv. citlivé osobné údaje – údaje o národnosti, rase, o etnickom pôvode, o politických postojoch, o náboženstve, o tresnej činnosti, o zdravotnom stave a sexuálnej orientácii,
9. uplatnenie špeciálnych kódov (hesiel), bez ktorých prístup k databanke nie je možný,

10. platí, že osobné údaje je možné spracovávať len so súhlasom zamestnanca (okrem údajov, na ktoré povolenie nie je nutné – mzdové údaje).

     Pozn. na spracovanie väčšiny údajov, ktoré zamestnávateľ zhromažďuje nie je súhlas potrebný. Napriek tomu je vhodné, ak napr. v pracovnej zmluve je tento súhlas vyjadrený.

PRÍNOSY   PIS, resp.

MOŽNOSTI PROJEKTOV E-PERSONALISTIKY v praxi podnikov, ak PIS nie je poňatý len ako technologická záležitosť.  

E-personalistika je aplikáciou internetových technológií, ktorá umožňuje, aby sa k informáciám o ľuďoch dostalo čo najviac konzumentov – v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov.

Znamená to, že k info sa okrem Útvaru MĽZ dostávajú aj manažéri a tiež zamestnanci. Týmto sú dostupné info, ktoré o nich uchováva zamestnávateľ. Vybrané údaje môžu sami aktualizovať.

Elektronické výkazníctvo (e-reporting)

Časy, kedy sa k manažérom dostávali už spracované zostavy, resp. štatistické výkazy a nepožadovala sa spätná väzba, sú preč.

Info sú užívateľom dostupné kdekoľvek a kedykoľvek. Internet umožňuje, aby sa odbúrala závislosť na pracovnej dobe Útvaru MĽZ a závislosť na časových možnostiach jeho pracovníkov. Tento spôsob umožňuje, aby si každý, kto má právo na určité informácie, aby si ich mohol aj nejakým individuálnym spôsobom spracovať.

Elektronická dochádzka (e-attendance)

Dopyt po e-dochádzke stúpa. Nárast je zaznamenaný z dôvodu náročnosti legislatívy a tiež kvôli silnejúcemu tlaku na efektívne využívanie pracovnej doby a ľudského potenciálu.

E-dochádzka sa využíva nielen na zaznamenanie prítomnosti a neprítomnosti pracovníkov. ALE zamestnanci si e-dochádzku prezerajú, ale môžu jej obsah tiež dopĺňať o údaje, ktorými vykazujú prácu.

E-dochádzka je týmto nástrojom riadenia výkonu.

Elektronický nábor (e-recruitment)

Ide o umiestnenie ponuky voľných pracovných miest na internet. Začiatočné nevýhody (zúžená oblasť uchádzačov na odborníkov info technológií) odbúral čas.

Tento spôsob získavania pracovníkov racionalizuje administratívu + líniovým manažérom dáva možnosť aktívnej spolupráce a monitoringu celého procesu, čím v podstate zvyšuje ich spoluzodpovednosť za výsledok získavania.

Elektronické vzdelávanie (e-learning)

Ide o vyhľadávanú metódu vzdelávania napriek:

11. rôznym technologickým a implementačným ťažkostiam,
12. nesplneným očakávaniam realizátorov, ktorí očakávali, že sa o túto formu bude zaujímať viac ľudí.

Elektronické zamestnanecké výhody (e-benefits)

Zatiaľ nejde o príliš rozšírenú aplikáciu, pretože ešte mnoho zamestnávateľov ponúka výhody plošne. Úspešne sa ale presadzuje tzv. kafeteria systém. E-personalistika v tomto zmysle znižuje administratívnu náročnosť.

Každý zamestnanec – bez zbytočných prieťahov – chce vidieť svoju  bilanciu výhod a rozhodnúť sa o ich ďalšom čerpaní vo chvíli, keď je to pre zamestnanca aktuálne. Chce si teda objednávať výhody po celý rok – práve toto umožňuje táto aplikácia.

Elektronické hodnotenie (e-assessment)

Táto aplikácia je najcitlivejšou a najobtiažnejšou. Problémom je akceptácia e-hodnotenia líniovými manažérmi a zamestnancami.

Výhodou je, že bohatý informačný kapitál získaný o pracovníkovi počas niekoľkých rokov možno bez problémov spracovať na PC, ale s veľkými problémami (až nemožné) ručne. Tzn. skvalitnené riadenie a znížená administratívna náročnosť.